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Confrontés aux réalités du marché et dotés d’une grande connaissance de l’entreprise, les collaborateurs sont une source riche d’idées nouvelles pour l’entreprise. Ainsi le challenge interne ou l’appel à idées permet aux salariés de s’impliquer, de s’exprimer et de s’engager concrètement dans la transformation de leur entreprise. Tout en proposant de nouveaux projets à développer en interne autour d’axes stratégiques ou business majeurs (développement de nouvelles offres, positionnement de la marque, commercialisation, conditions de travail, etc.)

Une solution digitale inclusive

Grâce à la solution digitale Fanvoice, un espace de partage et de discussion dédié au challenge permet aux collaborateurs de déposer leurs idées et interagir avec les autres participants.

Pour le responsable du challenge, la solution permet de collecter facilement les idées de projets, animer les discussions, récolter les dossiers de candidature et s’appuyer sur des outils d’analyse pour faciliter la qualification des idées et la délibération.

Le challenge interne est un dispositif inclusif mené sur plusieurs semaines ou mois, et composé de 4 temps forts :

• La collecte des idées de projets et des dossiers de candidature
•  L’analyse des projets
•  La délibération et l’annonce des gagnants
•  Le développement en interne des projets vainqueurs

FANVOICE, UNE PLATEFORME DIGITALE EPROUVEE ET CLES-EN-MAIN POUR MENER DES CHALLENGES INTERNES

Grâce aux nombreuses fonctionnalités de la solution Fanvoice, il est possible de créer facilement et rapidement une consultation privée (accessible uniquement aux collaborateurs) dédiée à la collecte, l’animation et l’analyse de challenges.

ETAPE 1 – SOUMETTRE SON PROJET A L’AVIS DU PLUS GRAND NOMRE

Les modalités du challenge et ses grandes thématiques sont présentées aux participants. Les collaborateurs sélectionnent une thématique et décrivent en quelques phrases les contours de leur idée de projet, viennent l’illustrer avec une image ou un schéma s’il le souhaite, puis la soumettre.

La mise en lumière des idées est faite dans un mur de discussion, en bas de page. Tous les salariés peuvent y découvrir les projets proposés et, commenter, liker ceux qui les interpellent le plus. Ces indicateurs (nombre de commentaires et de likes) permettent d’identifier facilement les projets les plus populaires ou faisant débat.

Pendant toute la période du challenge, et grâce aux outils de modération Fanvoice, le responsable du challenge peut :

• Echanger et interagir avec les participants soit dans le mur de discussion (en postant des commentaires), ou en one-to-one grâce au module d’envoi d’emails (« Emailing Management ») intégré au Dashboard Fanvoice ;
• Qualifier et catégoriser à tout moment les projets en apposant des badges 100% personnalisables (exemple : « idée coup de cœur », « idée novatrice », « idée green », ou encore « idée retenue à pitcher », « idée gagnante », etc.). Ces badges honorifiques s’affichent dans le mur de discussion.

ETAPE 2 – SOUMETTRE SON DOSSIER DE CANDIDATURE (optionnel)

Le dossier de candidature est LE document qui présente en détail le projet : description du projet, avantages concurrentiels, bénéfices pour l’entreprise, business model et rentabilité du projet, mise en œuvre opérationnelle, etc. C’est sur la base des informations fournies dans ce document que le jury détermine la valeur ajoutée du projet pour l’entreprise, et délibère.
Pour cela, les candidats sont invités à venir compléter et soumettre leur dossier de candidature, prédéfini par les organisateurs du challenge, pour valider la participation au challenge.

La modularité de la solution Fanvoice donne la possibilité de :

•  Option 1 : compléter le dossier de candidature via un questionnaire

  Le dossier de candidature est intégré dans la page sous la forme d’un sondage. Chaque candidat répond à toutes les questions du sondage pour valider le dépôt de sa candidature.
  À tout moment, il peut s’arrêter puis revenir plus tard dans le challenge pour reprendre là où s’est arrêté, et continuer à compléter son dossier.
  Chaque réponse est automatiquement enregistrée en base. Le traitement du dossier est simplifié : l’export des dossiers de candidature peut être fait à tout moment depuis le Dashboard Fanvoice, au format Excel, avec possibilité de comparer facilement les dossiers entre eux, de transformer chaque dossier en un fichier individuel au format PDF, d’identifier les dossiers partiellement complétés, ….

•  Option 2 : poster le dossier de candidature complété en ligne

  Le participant télécharge le dossier de candidature depuis la page du challenge, et le complète en dehors de la plateforme. Puis, il soumet la version finale en le postant dans la page du challenge (au format PDF, PPT, Excel, Word, …).
  Le fichier est alors enregistré en base et peut être exporté à tout moment depuis le Dashboard Fanvoice par le responsable du challenge pour analyse.
  Suivant la configuration choisie, il est possible de donner accès aux dossiers de candidature postés (depuis le mur de discussion dans la page du challenge) à tous les participants, ou de les masquer pour plus de confidentialité.

• Option 3 : envoyer le dossier de candidature complété par email

  Après avoir téléchargé et complété le dossier de candidature, le participant se connecte au challenge et l’envoi en cliquant sur un bouton dédié. Dès lors, un email automatiquement s’ouvre dans sa boite de messagerie avec l’adresse email du destinataire, l’objet et le corps du mail préremplis. La collecte et l’analyse des dossiers se fera en dehors de l’environnement Fanvoice.

ETAPE 3 – DELIBERER ET RECOMPENSER

Une fois la période de collecte des idées et de dépôt des dossiers de candidature terminée, le
responsable du challenge dispose de nombreuses fonctionnalités, intégrées à la solution Fanvoice,
pour faciliter l’analyse et la sélection des projets :

• Exporter les idées (en fichier csv.), puis les analyser suivant les grandes thématiques du challenge, en fonction des badges de préqualification attribués ou encore leur popularité (nombre de likes et/ou de commentaires reçus).
• Analyser les idées en utilisant l’outil de Data Visualisation « Explora » de Fanvoice.
• Exporter les dossiers de candidature si ceux-ci ont été déposés sur la plateforme ou complétés à travers le questionnaire.

En amont de l’analyse finale du challenge, des analyses intermédiaires des idées et de l’engagement des collaborateurs peuvent être faites, à tout moment et en toute autonomie, grâce au Dashboard en temps réel de Fanvoice.

LES FACTEURS CLES DE REUSSITE D’UN CHALLENGE INTERNE OU D’UN APPEL A l’INITIATIVE.

•  Faire connaitre pour mobiliser

  1) que le challenge soit porté par la direction, et soutenu par des ambassadeurs en local ;
  2) de déployer un plan de communication interne large sur toute la période : emails d’invitation, bannières et articles sur les Intranet, affiches dans les locaux, QR code redirigeant vers le challenge, événements internes, …

•  Récompenser pour engager

  Grâce à la solution Fanvoice, chaque participant au challenge – proposant une idée ou commentant celles de ses collègues – cumulent des points en fonction de son implication.
  A la fin du challenge, un tirage au sort est effectué parmi les participants ayant récolté le plus de points, donnant lieu à une récompense personnelle.
  De ce fait, il est possible d’avoir un double niveau de rétribution : récompenser les meilleures idées de projets et les participants les plus engagés (ayant le plus de points).

• Animer et relancer pour enrichir les projets

  A travers le mur de discussion, l’animateur du challenge peut à tout moment commenter les idées des participants : les challenger, demander des précisions, répondre à des questions, …
  En fin de semaine, chaque participant ayant reçu un commentaire reçoit un email, automatiquement envoyé depuis la plateforme, les invitant à découvrir les interactions reçues sur leurs idées. Dès lors, des discussions s’engagent !
  L’animateur du challenge peut également envoyer des emails personnalisés aux participants pour les inviter à découvrir les nouvelles idées postées et venir les commenter, ou alors envoyer un email à un participant pour lui demander une action particulière : compléter son idée, déposer son dossier de candidature, …

•  Evénementialiser et promouvoir les projets gagnants

  A la fin du challenge et lorsque les projets gagnants ont été nommés, organiser un événement en interne dédié à l’annonce des projets gagnants et à la remise des dotations (suite au tirage au sort).
  Plusieurs supports de communication (vidéos, interview, photos) permettront de relayer cet événement sur les différents médias en interne.

Et vous aussi vous initiez une démarche d’innovation participative en incluant vos collaborateurs mais également vos clients, partenaires, prestataire, en somme tout l’écosystème de votre entreprise pour soutenir sa croissance ?

Convaincu par la démarche ? Alors n’attendez plus pour lancer vos propres challenges et inclure vos collaborateurs au cœur de la stratégie d’innovation de votre entreprise !

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